【キャッシュレス決済と経費精算】手軽さと正確さを両立するためのポイント

キャッシュレス決済が主流となった今、経費精算の現場にも大きな変化が起きています。
「領収書がない」「個人のカードで立替えた」「明細はどこ？」
そんな悩みが日常的に聞かれるようになりました。

1. キャッシュレス決済の種類と特徴

法人・個人問わず、キャッシュレス決済はさまざまな形で利用されています。

• 法人クレジットカード
  　→ 経費処理がスムーズ。導入すれば立替も減りやすい。
• 交通系IC・QR決済（Suica・PayPayなど）
  　→ 少額決済に便利だが、明細の取得や記録の工夫が必要。
• 個人クレジットカードの立替払い
  　→ 従業員の自己負担が発生するため、精算漏れや処理遅れの原因に。

---

2. 領収書は不要？データ保存との関係

キャッシュレス決済は「電子取引」に該当する場合があり、領収書がないケースでも税務上OKとなる場合があります。
ただし、電子帳簿保存法の要件に従った保存が必要です。

• PDFやスクリーンショットで保存
• ファイル名やフォルダ構成で「検索可能性」を確保
• メールやアプリ通知の保存も検討

---

3. 経費精算でよくあるトラブル

キャッシュレスならではの“あるある”には注意が必要です。

• 誰のカードで払ったのか不明
  　→ 支払い元を記録しておかないと処理ができない
• 個人立替の精算漏れ
  　→ 月末にまとめて申請しようとして忘れてしまう
• レシートがもらえない or 紛失した
  　→ 電子データの保存や代替証憑が必要

---

4. 法人カード導入のメリットと注意点

法人用クレジットカードを導入すると、立替精算の手間が減り、経費の透明性も高まります。
ただし以下のような注意点も。

• 利用ルールを社内で明確化（プライベート利用の禁止など）
• 支払明細や用途はしっかり記録
• カード枚数や利用限度額の管理も必要

---

5. キャッシュレス経理処理の基本ルール

キャッシュレス経費は、手軽さと正確さのバランスが求められます。

• 日付・金額・用途の記録は必須
• 明細や証憑は紙でもデータでも保存
• 保存期間は原則7年（電子帳簿保存法に準拠）

クラウド会計ソフトやスマホアプリでの仕訳自動化も、実務効率アップにおすすめです。

---

■ まとめ

キャッシュレス決済は便利ですが、“証拠が残りにくい”というリスクも併せ持ちます。
だからこそ、明細保存・記録のルール化・ツールの活用が重要です。

税理士：田中雅樹（スポット相談ZOOMで可能です）